Máy chấm công là gì, lợi ích của việc sử dụng máy chấm công

Khái niệm Máy chấm công là gì ?

Máy chấm công là thiết bị điện tử được sử dụng để ghi nhận giờ đến làm và giờ tan làm của người lao động.Hay nghĩ đơn giản là máy chấm công như 1 quyển sổ mà nhân sự sẽ tự ghi giờ đến và giờ về của mình vào đó không phải bằng bút mực nữa mà bằng vân tay,thẻ,mật mã,khuôn mặt hoặc lòng bàn tay.Máy chấm công như 1 phần chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

Hiện nay máy chấm công còn tích hợp thêm chức năng kiểm soát truy cập kết nối với khóa cửa thông minh phù hợp cho nhiều loại cửa. Vừa đảm nhiệm chức năng chính là chấm công cho nhân sự vừa kiểm soát ra vào cửa 1 cách an toàn và tiện nghi và hiện đại nhất.

Ưu điểm & lợi ích của máy chấm công ?

So với việc chấm công truyền thống bằng sổ hay tích trên phần mềm máy tính, thì việc sử dụng máy chấm công vân tay giúp ích cho doanh nghiệp,công ty:

*Tiết kiệm chi phí cả về tiền bạc và nguồn lực con người cho việc quản lý nhân sự

Một bài toán nhỏ cho việc bạn bỏ chi phí lắp máy chấm công.Bạn nghĩ là tốn kém nhưng thực chất lại rất tiết kiệm và hiệu quả .ví dụ:bạn lắp máy giá trị 2 triệu đồng cứ coi như dùng hết thời gian bảo hành là 12 tháng thì mỗi tháng bạn chỉ tốn chưa đến 200k như vậy mỗi ngày bạn chỉ mất từ 5 đến 7 nghìn đồng để quản lý nhân sự.Đó là đang tính trên hạn bảo hành còn thực sự máy sẽ có tuổi thọ cao hơn rất nhiều và như thế ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí

*Rút ngắn thời gian chấm công;

*Tránh được các sai sót khi ghi nhận thời gian chấm công

*Đảm bảo sự khách quan,công bằng,minh bạch

*Dễ dàng trong việc quản lý tính lương cho nhân sự mọi lúc mọi nơi

*Giúp công việc của bạn được chuyên nghiệp và khoa học hơn.Áp dụng công nghệ vào công việc luôn là xu hướng cho hiện tại và cả tương lai

*Chức năng bảo mật cao mọi dữ liệu chấm công sẽ được lưu trên máy và bạn có thể tải về phần mềm bất cứ lúc nào. Giúp bạn không còn lo lắng mất dữ liệu sai dữ liệu khi chấm công trên giấy tờ hoặc máy tính,không thể làm giả dữ liệu

=>Vì thế, máy chấm công ngày càng được nhiều cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn để thay thế cho phương pháp chấm công truyền thống, đặc biệt là tại các địa điểm có đông nhân viên, yêu cầu nghiêm ngặt về thời gian làm việc...

Hiện nay trên thị trường có những loại máy chấm công

Hiện tại trên thị trường có rất nhiều hệ thống chấm công dùng máy đến từ nhiều hãng khác nhau và tùy theo phương thức hoạt động sẽ có những loại máy chấm công khác nhau nhưng thường chia ra làm 3 loại máy chấm công: Máy chấm công thẻ từ; máy chấm công vân tay; máy chấm công khuôn mặt,lòng bàn tay

1. Máy chấm công thẻ từ :

Là loại máy chấm công thẻ từ (thẻ cảm ứng) khi chấm công. Mỗi chiếc thẻ từ sẽ được nhà sản xuất mã hóa một dãy số (thường là dãy 16bit), thẻ từ này sẽ được nhân viên nhân sự đăng ký lên máy cho từng nhân viên để họ có thể chấm công.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:

Thời gian chấm công nhanh chóng chỉ mất khoảng 2 giây giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn.
Sử dụng loại thẻ nhựa nên cũng dễ bảo quản hơn so với dòng thẻ giấy
Tích hợp cùng phần mềm chấm công, dễ dàng kết nổi với máy tính cho việc xử lý thông tin nhanh chóng, hiệu quả
Tránh tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian, công sức cho các bộ phận quản lý, hành chính nhân sự, kế toán...
Có thể được tích hợp thêm các chức năng kiểm soát cửa ra vào, chấm công bằng vân tay, chấm công khuôn mặt...
Bộ nguồn dự trữ đề phòng mất dữ liệu khi mất điện.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:

Phát sinh thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên
Đòi hỏi người lao động phải mang theo thẻ
Có thể chấm công hộ dễ dàng nếu không có người giám sát.

2. Máy chấm công bằng vân tay

Là loại máy sử dụng các dấu hiệu riêng trên vân tay để nhận dạng từng nhân viên. Các nhân viên được đăng ký mẫu vân tay từ trước, các mẫu vân tay này sẽ được máy lưu trữ và quản lý. Nhân viên khi chấm công chỉ cần đặt vân tay vào máy và máy sẽ tự động so sánh với các mẫu vân tay đã được lấy mẫu trước đó để xác định danh tính nhân viên.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:

Hạn chế tình trạng gian lận bởi vân tay của mỗi người là khác nhau
Đem lại độ chính xác cao
Máy thực hiện việc chấm công nhanh chóng, chuyên nghiệp
Cho phép trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, tăng ca, thời gian ra vào...linh hoạt giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Không phát sinh các chi phí in thẻ giấy thẻ từ, chi phí ban đầu cũng rẻ hơn so với hình thức chấm công khuôn mặt, mống mắt

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:

Tay ướt, quá lạnh hoặc bị thương đều sẽ ảnh hưởng đến quá trình chấm công
Với những bộ phận sản xuất kim loại, hóa chất...vân tay hay bị mòn rất khó lấy vân tay

may-cham-cong-van-tay

3. Máy chấm công khuôn mặt, lòng bàn tay:

Là loại máy sử dụng các thuật toán nhận dạng khuôn mặt để xác định danh tính nhân viên đang chấm công. Nhân viên sẽ được lấy mẫu khuôn mặt từ trước, các mẫu khuôn mặt này được mã hóa và lưu trên bộ nhớ máy, khi chấm công nhân viên sẽ được máy chụp lại ảnh sau đó so sanh với những mẫu khuôn mặt đã được lấy mẫu từ trước để xác định danh tính của nhân viên đang tiến hành chấm công.

Ưu điểm của hình thức chấm công khuôn mặt:

Chấm công ngay cả khi bịt khẩu trang,phù hợp cho mùa dịch
Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh từ các hình thức khác như: Quên thẻ, trầy xước vân tay...
Cho độ chính xác cao, không thể nào gian lận chấm công hộ
Tốc độ chấm công nhanh, hiệu quả
Không phát sinh thêm chi phí khác
Kết nối thông minh với máy tính, usb... cho việc xử lý dữ liệu nhanh chóng

Nhược điểm của hình thức chấm công khuôn mặt:

Chi phí đầu tư cho máy chấm công khá đắt

Phương thức hoạt động của các loại máy chấm công ?

Như đã nói ở trên, máy chấm công đóng vai trò là một thiết bị quản lý thông tin xác nhận danh tính nhân viên (thẻ từ, dấu vân tay hay khuôn mặt) và ghi nhận thời gian chấm công hằng ngày của từng nhân viên.
Các thông tin xác nhân của từng nhân viên sẽ được khai báo (hoặc lấy mẫu) từ trước và được máy lưu trữ. Khi nhân viên tiến hành chấm công máy sẽ so sánh dữ liệu vừa thu thập được (hành động quét vân tay, quẹt thẻ…) với dữ liệu đã được lấy mẫu từ trước để xác định danh tính của nhân viên đang tiến hành chấm công, nếu xác định được danh tính nhân viên máy sẽ tiến hành lưu thông tin nhân viên vừa chấm công kèm thời gian mà nhân viên vừa thực hiện chấm công vào bộ nhớ của máy.
Dữ liệu chấm công (thời gian, ID nhân viên…) này sẽ được gửi về máy tính khi có yêu cầu từ phần mềm để tiến hành xử lý và xuất ra các báo cáo cần thiết phục vụ quá trình tính lương cho nhân viên.
Phần mềm chấm công trên máy tính có nhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu chấm công mà máy chấm công vân tay thu thập được, xử lý và xuất ra các báo cáo chấm công theo yêu cầu của người dùng.